Elektronisches Archiv

Thitonius UG Elektronisches Archiv

Das elektronische Archiv ETLAS bietet eine zuverlässige und komfortable Ablage von Dokumenten

Das Elektronische Archiv ETLAS ist ein modernes, komfortables und effizientes Mittel, um die zuverlässige zentrale Ablage aller Unternehmensdokumente und den geregelten Zugriff darauf zu organisieren. Das elektronische Archiv ETLAS kann sowohl für die klassische Archivverwaltung als auch als Hauptmittel zur Automatisierung der Arbeit mit allen Dokumenten der Organisation eingesetzt werden. Unser Produkt passt sich leicht an jede Aufgabe an.

Das System ermöglicht die Erstellung und Implementierung eines elektronischen Dokumentenarchivs in jeder Organisation in kürzester Zeit und zu minimalen Kosten.

Durch die volle Kompatibilität mit anderen Produkten der ETLAS-Systemlinie kann das Archiv als erste Stufe der Automatisierung von unternehmensinternen Prozessen eingesetzt werden. Die schrittweise Automatisierung ermöglicht es Ihnen, die Kosten für die Anschaffung und Implementierung des Systems über die Zeit zu verteilen und die Aufgabe der Automatisierung insgesamt zu vereinfachen. Nach dem Kauf des Archivs können Sie jederzeit problemlos auf die Nutzung des elektronischen Dokumentenmanagementsystems ETLAS umsteigen.

WAS DIE NUTZUNG DES ELEKTRONISCHEN ARCHIVS ETLAS BIETET:

  • Zentralisierte und sichere Ablage aller Dokumente der Organisation
  • Signifikante Zeitersparnis bei der Suche nach Dokumenten
  • Freigabe von Speicherplatz für Papierdokumente
  • Schutz vor Dokumentenverlust
  • Verschiedene Ebenen des Mitarbeiterzugriffs auf organisatorische Dokumente
  • Fähigkeit, Karteikarten mit beliebigen Objekten zu erstellen
  • Sicherer Zugriff auf Dokumente von jedem Ort der Welt
  • Automatisierung des Archivs Ihrer Organisation nach allen anerkannten Standards
  • Die Gewissheit, dass Sie die modernsten und effizientesten Automatisierungswerkzeuge auf dem Markt einsetzen

 

ÜBER DAS SYSTEM

Der Umfang der Dokumente, die in jeder Organisation verwendet werden, wächst täglich. Das Problem der Verarbeitung, Speicherung und Organisation von Papier- und elektronischen Dokumenten wird immer dringlicher. Mit zunehmender Anzahl von Dokumenten wird das Auffinden dieser Dokumente deutlich schwieriger. Der Verlust von Dokumenten nimmt zu. Die Lagerung von Dokumenten wird teurer. Es wird immer schwieriger, die Vertraulichkeit der einzelnen Dokumente zu kontrollieren.

Wir haben das elektronische Archiv ETLAS geschaffen, um die Probleme der Aktenführung, der strukturierten Ablage, des vereinfachten Zugriffs auf Dokumente und ihrer operativen Bearbeitung zu lösen. Unser System ist ein modernes, komfortables und effizientes Werkzeug zur Lösung aller Aufgaben rund um das elektronische Archiv. Das System kann sowohl für die Archivverwaltung als auch als Hauptmittel zur Automatisierung der Arbeit mit allen Dokumenten der Organisation eingesetzt werden.

Unser System gewährleistet eine hohe Zuverlässigkeit der Dokumentenspeicherung und einen hohen Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Informationen, sowohl von außen als auch von den eigenen Mitarbeitern der Organisationen. Das ETLAS-System ermöglicht das Arbeiten mit rechtlich bedeutsamen elektronischen digitalen Signaturen nach dem ISO-2001-Standard, sowie den Schutz von Informationen mit FIPS-zertifizierten Mitteln.

ELEKTRONISCHE DOKUMENTE

Oft werden in Unternehmen elektronische Dokumente auf den Computern der Mitarbeiter gespeichert. Dieser Ansatz der Dokumentenspeicherung birgt gravierende Nachteile. Ein zentrales Abrufen von Dokumenten in der Organisation ist nicht möglich, da die Person kontaktiert werden muss, die das Dokument auf ihrem Computer gespeichert hat. Wenn diese abwesend ist, wird der Zugriff auf das Dokument extrem schwierig. Durch die Unachtsamkeit von Mitarbeitern oder den Ausfall ihrer Computer können Dokumente unwiederbringlich verloren gehen. Ein unvorsichtiger Umgang mit dem Internet kann zum Durchsickern von vertraulichen Informationen führen.

Die o.g. Probleme können durch das elektronische Archiv ETLAS gelöst werden. Die zentrale Ablage macht den Suchvorgang nach beliebigen Dokumenten transparent und schnell. Mit Archivsicherheit können Sie Ihr Unternehmen vor Informationslecks schützen. Die automatisierte Sicherung von Dokumenten ermöglicht es, deren Speicherung so zuverlässig wie möglich zu gestalten.

Darüber hinaus ist das ETLAS-Archiv gegen versehentliches Löschen von Dokumenten geschützt. Es gibt 3 Stufen des Löschens im Archiv, und nur der Systemadministrator kann ein Dokument unwiderruflich löschen. Archivbenutzer sind in Gruppen eingeteilt und können nur mit den Dokumenten arbeiten, für die sie eine Berechtigung haben. Das Archiv unterstützt die Abgrenzung von Rechten zum Anzeigen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten. Unser Archiv zeichnet die Arbeitshistorie auf, so dass Sie herausfinden können, wer und wann bestimmte Aktionen mit dem Dokument durchgeführt hat, und speichert auch alle Änderungen am Dokument, so dass Sie jederzeit auf jede seiner Versionen zugreifen können.

Kontaktieren Sie mit uns  office@thitonius.info

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