Dokumentenverwaltung

Thitonius UG Dokumentenverwaltung

Führen von Personalakten

Führen von Personalakten — ein Prozess, den alle Unternehmen einhalten müssen, unabhängig von der Anzahl der Mitarbeiter, dem Tätigkeitsbereich und der Rechtsform.

Welche Dokumentation sollte geführt werden?

Die Liste aller Personaldokumente, die in einem Unternehmen geführt werden müssen, ist endlos. Hier nur ein paar Beispiele: interne Regelungen für Mitarbeiter, Stundenzettel, Personalausweise für Mitarbeiter, Dienstanweisungen, Arbeitsverträge, Dienstpläne. Was passiert, wenn einige Papiere fehlen oder nicht korrekt ausgeführt werden? Diese sind:

  • Aussetzung der Arbeit für bis zu 90 Tage oder ein Bußgeld von bis zu 50.000 €;
  • Wenn ein Unternehmen solche Verstöße schon einmal begangen hat, werden seine Manager für einen Zeitraum von 1 bis 3 Jahren disqualifiziert;
  • Werden die Dokumente, die das Arbeitsverhältnis mit dem Personal begründen, nicht korrekt aufbewahrt, so kommt es zu einer zivilrechtlichen, disziplinarischen und materiellen Haftung. In den schwerwiegendsten Fällen kann ein Strafverfahren eingeleitet werden.

Typischerweise werden in kleineren Unternehmen die Personalaufgaben einer Sekretärin oder Buchhalterin übertragen, was zu den oben genannten Problemen führen kann.

Outsourcing der Personalaktenführung

Das Outsourcing der Personalaktenführung gibt den Führungskräften eines Unternehmens die Möglichkeit, ihre gesamte Zeit direkt dem Geschäft zu widmen und Risiken bei der Personalaktenführung zu vermeiden. Remote HR Accounting Services umfassen:

  • Beratung zum Arbeitsrecht und zur Verwaltung von Personalakten;
  • Erstellung und Pflege der Personaldokumentation, Führung der Arbeitsunterlagen, Personalausweise der Mitarbeiter;
  • Erstellung des Personalplans, Stellenbeschreibungen;
  • Erstellung verschiedener Arten von Aufträgen (bei Einstellung, Versetzung, Urlaub, etc.);
  • Abfassung des Protokolls der Mitgliederversammlung.

Vorteile von HR-Outsourcing

  • Garantie für hohe Qualität der Arbeit. Der Papierkram wird von erfahrenen Personen geprüft, erstellt und ausgeführt, die persönlich daran interessiert sind, dass die Dokumente in perfekter Ordnung sind;
  • Finanzielle Einsparungen. Ausgelagertes Fachwissen wird unter Vertrag genommen und muss natürlich nicht beschäftigt werden.

Die Kosten für Dienstleistungen hängen vom Umfang der zu erledigenden Arbeiten ab. In jedem Fall ist HR-Outsourcing sinnvoller und billiger als mögliche Bußgelder, und Kontrollen durch die Arbeitsinspektion, ob geplant oder unerwartet, werden nicht zu großem Ärger führen!

 

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